Komputerisasi Informasi Di Perpustakaan

Share

Komputerisasi Informasi Di Perpustakaan

Komputer adalah sejenis alat, semacam mesin tik hitung berlayar monitor, tetapi tidak sama. Komputer bisa bekerja sesuai dengan program-program ataupun perintah-perintah yang menggunakannya. Komputer bisa digunakan untuk menulis, mengoreksi kesalahan tulis, mengatur tata letak suatu tulisan, merekam tulisan, menggandakan, mencetak, menghitung, menyimpan sejumlah besar data dan memanggil kembali sebagian atau seluruh data yang telah disimpannya itu sesuai dengan yang dikehendaki, menambah data atau keterangan lain pada data atau keterangan yang sudah ada, tanpa mengganggu sistem penyimpanan yang sudah ada, dan sebagainya. Pokoknya, hampir semua aspek dalam kehidupan manusia bisa memanfaatkan alat yang bernama komputer.

Dalam dunia perpustakaan, komputer juga bisa digunakan untuk segala tujuan, untuk keperluan surat menyurat di bagian administrasi perpustakaan, di bagian teknis pengolahan bahan misalnya dalam mengolah informasi melalui program-program paket pengolahan data, seperti dBASE dan ISIS, maupun pada bagian pelayanan informasi kepada masya­rakat. Untuk yang terakhir ini, komputer bisa dijadikan alat untuk menelusuri informasi bibliografi yang ada di perpustakaan.

Karena kemampuan komputer yang luar biasa dalam menyimpan, mengolah, merekam, dan mengeluarkan kembali sejumlah informasi yang direkam dan disimpannya itu, perpustakaan bisa memanfaatkannya. Ke­mampuan tersebut dilakukan dalam waktu yang sangat singkat sehingga lebih sesuai dengan konsep pelayanan perpustakaan yang serba memerlukan informasi dengan cepat dan tepat karena tuntutan pengguna, supaya tidak ketinggalan informasi yang kian berkembang semakin kompleks. Tentu hanya beberapa perpustakaan yang relatif memadai, yang sudah menggunakan komputer, tidak semua perpustakaan menggunakannya karena kondisinya yang belum memungkinkan. Memadai di sini, berarti sudah mempunyai beban kegiatan yang besar dan banyak, baik kualitas maupun kuantitasnya. Jumlah koleksi yang besar dan kualitas pengelolaan perpustakaan yang masih semrawut tidak mungkin bisa menggunakan bantuan komputer dengan efektif meskipun sumber-sumber informasi sudah ditemukan dalam komputer jika dalam jajaran rak atau di tempat yang ditunjukkan oleh komputer tidak tersedia. Hal ini hanya membuang-buang biaya dan tenaga.

Sebagaimana sudah diketahui bersama, inti program kegiatan yang ada di perpustakaan adalah pengumpulan, pengolahan, dan penyebarluasan informasi, termasuk manajemen dan administrasi dari ketiga program kegiatan itu. Khusus bidang pengolahan, karena salah satu tugas perpusta­kaan adalah sebagai pelestari sumber-sumber informasi, titik beratnya adalah pada teknik ternu kembali informasi dengan cepat dan tepat dari semua informasi yang sudah disimpannya. Bidang-bidang seperti itulah yang semuanya membutuhkan komputer. Di bidang administrasi dan manajemen, misalnya, komputer diperlukan untuk membantu kelancaran surat menyurat, dokumentasi, dan arsip. Sedangkan di bagian pengolahan, seperti sudah disebutkan, komputer diperlukan untuk membantu mempercepat pengelolaan dan manajemen informasi untuk data jumlah besar.

Secara lebih khusus, bidang pengolahan informasi dan sumber-sumber informasi, banyak membutuhkan bantuan komputer. Dari penggolongan atau klasifikasi, katalogisasi, sampai pada pembuatan alat bantu penelusuran informasi lainnya seperti bibliografi, indeks, dan abstrak. Semuanya bisa terlaksana dengan lebih baik jika menggunakan komputer. Di bagian pelayanan kepada pengguna, komputer bisa dimanfaatkan untuk segala keperluan, Dimulai dari pencatatan data pengunjung, peminjaman, dan segi-segi pelayanan informasi lain, bisa dilakukan dengan bantuan kompu­ter. Selama ini, perpustakaan-perpustakaan lebih banyak melaksanakan administrasi peminjaman koleksi dilakukan dengan cara manual. Data peminjam koleksi seperti identitas peminjam, lama peminjaman, dan keterangan lain yang berkaitan dengan masalah peminjaman sebenarnya bisa dilakukan dengan komputer. Namun sampai sekarang, pelaksanaannya masih sulit karena banyak kendala yang dihadapinya. Salah satu kendala yang dominan dalam pelaksanaan komputerisasi di perpustakaan adalah terbatasnya tenaga profesional perpustakaan di bidang komputer di samping biaya yang masih sangat terbatas.

Melalui alat bantu penelusuran informasi berupa indeks, abstrak, bibli­ografi, dan juga katalog yang semuanya ada di komputer, orang atau para pengguna perpustakaan pada umumnya bisa dengan cepat menemukan sejumlah data atau keterangan yang diperlukan, memang praktis dan sangat menyenangkan. Namun, kenyataannya tidaklah demikian karena pada umumnya para pengguna informasi dan sumber-sumber informasi yang datang ke perpustakaan belum banyak yang memiliki pengetahuan praktis cara menggunakan komputer untuk mencari atau menelusuri informasi dan sumber-sumber informasi yang ada di perpustakaan. Jumlah petugas perpustakaan pun relatif sedikit sehingga tidak mungkin memban­tu semua orang satu per satu dalam mencari dan menelusuri informasi yang dibutuhkan pengguna melalui komputer. Hal itu pun merupakan faktor kendala yang masih belum bisa diselesaikan dalam waktu yang singkat.

Lebih lanjut, seorang petugas di bidang pelayanan peminjaman koleksi di perpustakaan bisa mengecek jenis koleksi apa saja yang sedang dipirvjam pada hari dan tanggal tertentu, juga jumlah dan nama atau identitas peminjamnya. Jika dalam waktu yang telah ditetapkan seorang peminjam belum mengembalikan koleksi yang dipinjamnya, pihak perpustakaan dengan segera megirimkan surat penagihan dan jika perlu memberikan peringatan ringan kepada peminjam yang melalaikan kewajibannya untuk mengemba­likan koleksi perpustakaan yang dipinjamnya. Yang jelas, hampir semua pekerjaan yang penting-penting di perpustakaan bisa dilakukan lebih cepat dan praktis jika menggunakan bantuan komputer.

Meskipun banyak mempunyai keunggulan tertentu dibandingkan dengan cara-cara konvensional dalam melaksanakan tugas-tugas pelayan­an di perpustakaan, komputer hanyalah merupakan alat atau benda mati yang tidak memiliki kemampuan apa-apa jika tidak diperintah atau diprogramkan oleh manusia. Jadi, tetap manusianyalah yang sangat menentukan. Jika para pengelola perpustakaan, termasuk para penggunanya, berkesadaran tinggi dalam melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan fungsi dan kedudukannya, tentu segala kegiatan pengelolaan informasi dan pelayanan yang ada di perpustakaan menjadi lancar. Sementara itu, komputer sebagai alat untuk memudahkan pekerjaan-pekerjaan manusia ini dapat memperlancar tugas-tugas dan pekerjaan manusia.

Referensi:

Katz, William A. 1978. Introduction to Reference Work, Basic Information Sources. Jilid ke-1. New York: McGraw Hill.

Olle, James G. 1984. Guide to Sources of Information in Libraries. Aldershot, Hants: Gower Publishing Company.

Tan, Alexis S. 1981. Mass Communication Theories and Research. Columbus, Ohio: Grid Publishing.